電子工程學院研究生出國參加國際會議資助審批發放流程
申請資助時必須同時在學校國際合作與交流部履行出國手續辦理，未辦理出國（境）手續就出國（境）參會的不予資助。
為鼓勵我院研究生積極參加海外交流活動，拓展國際化視野，提高人才培養質量，推進研究生教育國際化進程，提升我院研究生國際學術交流能力，學校特支持學院設置專項資金支持研究生出國境參加國際學術會議。現將資助審批發放流程公示如下：
一、資助對象及原則
1. 申請人須為電子工程學院在校研究生；
2. 申請人參加的國際會議原則上需在國（境）外舉辦。
3. 申請人應具有較強的科研能力，并具備用外語自由會話、宣讀論文、進行學術交流的能力；
4. 參加國際學術會議的主題應與申請人專業領域緊密相關；
5. 參加國際學術會議的論文應以申請人本人為第一作者（若為第二作者，則第一作者應為其導師），西安電子科技大學為第一署名單位，一篇論文只資助一人；
6. 參加國際學術會議的論文被會議接收，申請人獲會議主辦方的正式錄用通知或邀請函；
7. 每位研究生在校期間原則上只能獲得一次資助。
二、資助辦法
1. 資助經費主要用于受資助人參加國際學術會議的往返旅費、會議注冊費、簽證費及住宿費等必需費用；
2. 學院采取定額資助方式，會議舉辦地屬于北美、西歐國家的資助額度不超過12000元人民幣/每人，以論文張貼形式參會資助10000元人民幣/每人，以大會報告、小組報告形式參會資助12000元人民幣/每人；其他地區（包含港澳臺）資助額度不超過5000元人民幣/每人，以論文張貼形式參會資助4000元人民幣/每人，以大會報告、小組報告形式參會資助5000元人民幣/每人。
3.自2019年10月1日起，所參加國際會議屬于國際A類會議的，提交證明材料后學院給予額外資助2000元（會議分類可參考附件6）。獲得國際知名學術會議最佳（學生）論文獎的，提交證明材料后學院給予全額資助，獲得提名獎的給予75%資助。（電子工程學院保留最終解釋權）
4. 資助經費根據實際使用情況實報實銷。
三、申請與審批程序
1. 申請人接到會議邀請函后，填寫《西安電子科技大學研究生出國（境）參加國際學術會議資助申請表》附件一，經導師同意后，將申請表、《電子工程學院研究生出國參加國際會議統計表》附件四、會議邀請函、論文復印件、會議日程安排表等材料電子版以壓縮包形式發送至xlduan@xidian.edu.cn（郵件題目請注明姓名+國際會議資助），并將紙質版材料提交學院，同時按照國際合作與交流部相關要求辦理因公出國手續，辦理流程鏈接：http://oice.xidian.edu.cn/ygcg_j/xscf/yglscg.htm；
2. 學院對學生材料進行評審，于每月底將擬資助名單及資助額度報送研究生院；
3. 研究生院復核學院提交的名單并于每月初在研究生院網站予以公示；
4. 公示后一周，受資助學生赴研究生院領取本人公示文件，同時研究生院將選拔部分受資助學生進行一次公開英文學術報告；
5. 會議結束后兩周內，受資助學生向國際合作與交流部提交出訪總結和執行情況公示表，公示結束后赴國際合作與交流部領取報銷所需的出國任務批件，再與《國際學術會議總結報告》附件二，《西安電子科技大學出國費用報銷清單》附件三，《電子工程學院研究生出國參加國際會議統計表》附件四和參會現場照片（受資助學生本人在會場內的照片，附文末（紙質版和電子版））、護照首頁復印件及簽證頁帶出入境章復印件、機票及其發票、注冊費發票及支付記錄（請按照附件五要求準備票據）等材料一并提交至北校區西大樓電院院辦104辦公室段小樂老師處。
6. 審核通過后，由學院安排報銷事宜。
說明：
已經在國外參加長期交換、訪問等項目的同學，如需參加國際會議，需咨詢我校國際部（電話029-81891338，胡老師）并由相關部門出具同意參加意見，資助金額根據實際情況由學院討論決定。
獲得資助資格的研究生，因故未參加國際會議或未能按要求提交審批報銷材料的，學院不予資助。電子工程學院保留最終解釋權。
1.西安電子科技大學研究生出國（境）參加國際學術會議資助申請表
電院聯系人：段小樂 聯系電話：88202253
郵箱：xlduan@xidian.edu.cn
地址：北校區西大樓104辦公室
研究生院聯系人：李雪菲 聯系電話：81891312
郵箱：xfli@xidian.edu.cn
地址：南校區行政樓711辦公室
